Descubre cómo desarrollar un plan para tu proyecto en 6 pasos

La importancia de un plan de desarrollo para un proyecto radica en la capacidad de detectar desviaciones generales o a medida que ocurran durante el proceso de implementación.

Entonces, si tienes un plan de proyecto, podrás detectar y abordar los cambios no planificados antes de que el asunto se salga de control. Es necesario aclarar que para crear un plan de proyecto no existen reglas estrictas, estas pueden ser tan simples o complejas como quieras.

A continuación, se presenta una guía de 6 pasos para redactar un plan y las mejores herramientas de administración de proyectos para apoyar su implementación

1. Redactar un resumen ejecutivo 

Es útil para compendiar todo lo que contendrá el documento.

Aunque va primero, es buena idea escribirlo al final porque se podrán extraer los puntos más relevantes del resto del plan. Los puntos principales a destacar pueden ser los siguientes:

• Objetivo del proyecto
• Metodología o marco elegido
• Elementos a entregar y criterios de aceptación
• Riesgos clave del alcance y medidas compensatorias
• Resumen de hitos
• Descripción general del cronograma y los riesgos basados en el programa
• Estimaciones de recursos y gastos

2. Redactar un resumen ejecutivo 

La importancia de este punto radica en que, al identificar un alcance, se fijarán los límites (un comienzo y un fin) junto con las expectativas de los elementos a entregar.

Sin embargo, es fundamental tener siempre un respaldo en caso de que no se cumplan las expectativas para poder mitigarlos.

3. Estructurar el proyecto 

La estructuración de tu proyecto dependerá mucho del marco que se use para guiarlo.

Por ejemplo, si se utiliza una metodología en cascada se podrá planificar todo con anticipación.

Con esta metodología, también pasarás por todas las etapas de desarrollo en orden, desde inicio, recopilación y análisis de requisitos, diseño, implementación, pruebas hasta mantenimiento.

Los roles están definidos claramente y cada miembro del equipo interviene para completar su tarea especializada en la fase correcta.

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4. Definir los recursos disponibles 

Los recursos disponibles para cualquier tipo de proyecto deben ser:

• Equipo
• Tiempo
• Presupuesto
• Tecnología
• Recursos Físicos.

Estos deben ser precisos al momento de ser evaluados porque de lo contrario surgirán contratiempos por falta de algún recurso.

Para eso, quizás debas ajustar los plazos si tienes poco personal o aumentar el presupuesto si necesitas más equipos especializados.

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5. Implementar un cronograma de actividades 

En esta sección se deben establecer expectativas sobre cuándo y cómo se debe seguir la programación de actividades planteadas. Los pasos para su elaboración están conformados por los siguientes puntos:

• Recopilación de información fundamental
• Definición de tareas
• Secuenciación de tareas
• Establecimiento de los tiempos y recursos
• Distribución de tareas

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6. Gestión de cambios 

Se debe tener en mente que, a pesar de tener un plan sólido, siempre ocurren imprevistos que pueden afectar los resultados finales.

Por ello, es necesario consolidar un plan de gestión de cambios para ser empleado cuando haya un cambio imprevisto en el desarrollo del plan de proyecto.

De esa manera tu proyecto tu proyecto será mucho más ágil y puede doblarse sin romperse.

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