¿Qué es un flujo de trabajo y por qué es importante?

Un flujo de trabajo es una serie estandarizada de tareas que se completan para lograr un objetivo común específico.

La mayoría de las empresas cuentan con procesos establecidos y estandarizados que siguen para los clientes nuevos.

Completar un análisis del flujo de trabajo puede involucrar múltiples departamentos, empleados y herramientas. Todo depende del resultado deseado.

Cuando se desarrolla un flujo de trabajo nuevo, siempre debes considerar cómo puedes personalizarlo según tus necesidades o las de tus clientes.

¿Qué es un diagrama de flujo de trabajo? 

Un diagrama de flujo de trabajo es una representación visual simple de cómo fluye el trabajo. Puedes hacerlo digital o en físico.

Este tipo de diagrama representa un flujo de trabajo para tener pasos estandarizados. Visualizar el flujo de trabajo en el diagrama ayuda a resaltar las fases y los pasos condicionales. Además, permite visualizar cuales son las actividades que más valor le generan al proceso y aclara cuales no son necesarias

¿Cuáles son los 3 componentes básicos del flujo de trabajo? 

Los tres componentes principales de un flujo de trabajo son los siguientes:

• Aporte: personal, materiales, equipos y otros recursos necesarios para alcanzar el objetivo.
• Transformación o proceso: las reglas, las direcciones y los pasos predefinidos necesarios para transformar los aportes en productos.
• Producto: los elementos a entregar, ya sea un producto físico, un servicio o incluso un empleado capacitado.

¿Cuáles son los principales beneficios de tener un flujo de trabajo? 

Diversos especialistas suelen hablar sobre la necesidad de estandarizar los procesos o flujos de trabajo, esto debido a las ventajas que trae consigo, por ejemplo:

• Aumenta la productividad
• Libera tiempo reduciendo la micro gestión
• Estandariza procesos para obtener resultados uniformes
• Mejora las tasas de incorporación o adopción con un flujo de trabajo más organizado
• Controla las variables para reducir los riesgos del proyecto
• Usa el flujo de trabajo para establecer una cultura empresarial nueva
• Proporciona transparencia y un registro de auditoría

¿Por qué necesitas una plataforma de gestión de flujos de trabajo? 

Sin un software de gestión de flujos de trabajo, los gerentes pierden tiempo orientando a los empleados sobre la práctica de procesos productivos. Además, permite que tus colaboradores puedan completar todo tipo de procesos comerciales con facilidad y autonomía.

Ante ello, monday.com se considera como uno de los principales softwares de gestión de flujos de trabajo, y por una buena razón:

1. Centraliza los datos en un solo panel 

Planificar, trackear y entregar el mejor trabajo de tu equipo nunca ha sido tan fácil. Con monday.com ahora es posible. Por ejemplo, puedes conectar la herramienta monday.com con tus plataformas de marketing y CRM. Así, importarás las ventas y otros datos de desempeño.

2. Configura las fechas límite y recibe notificaciones 

Empieza rápido con cientos de plantillas personalizables – o crea las tuyas propias.

Por ejemplo, estas son solo algunas de las configuraciones de la gestión del flujo de trabajo que puedes agregar a los paneles de monday.com:

• Responsable de los pendientes
• Descripciones de los pendientes
• Fechas límite
• Notificaciones
• Hitos
• Estado de la acción del flujo de trabajo (en curso, listo, etc.)
• Seguimiento de tiempo
• Cronograma dependiente de los pendientes

3. Eliminar las tareas manuales innecesarias 

Ahorra tiempo con las automatizaciones de Monday.com y elimina el trabajo repetitivo en segundos para que puedas evitar errores humanos y concentrarte en lo que importa.

Con monday.com, puedes:

• Usar integraciones para actualizar información de la tarjeta de tareas en todas las plataformas.
• Notificar a otros departamentos sobre informes de errores.

Establecer un proceso comunicativo con tus compañeros de trabajo al terminar cada paso.

4. Haz el seguimiento de todos los hilos 

Las actualizaciones de estado hacen que la comunicación sea más simple que nunca.  Por ello, ahora, con monday.com podrás comunicarte y colaborar directamente dentro de un elemento para que todo se mantenga en contexto.

Etiqueta a los compañeros de equipo y los invitados externos, agrega archivos y notifica al equipo cuando algo está listo sin necesidad de intercambiar correos electrónicos.

Incrusta videoconferencias directamente dentro de los elementos y etiqueta a los asistentes para que las reuniones se conviertan en elementos de acción de manera ágil.

Integra tus aplicaciones de chat favoritas y convierte las conversaciones en elementos directamente dentro de monday.com.

Celebra los éxitos junto al equipo cuando se completen las tareas y mantén a todos involucrados.

5. Coordina fácilmente el trabajo entre equipos y departamentos 

Una mayor transparencia no solo reduce las posibilidades de tareas duplicadas. También facilita mucho la coordinación entre equipos.

Al compartir objetivos y hojas de ruta generales, puedes coordinar proyectos para que se soporten y complementen entre sí. Además, con monday.com, puedes definir y asignar tareas específicas fácilmente en todos los equipos.

6. Lo que necesites, cuando lo necesites 

Almacena los archivos donde haces tu trabajo para que todo esté organizado en un solo lugar.

Arrastra y suelta archivos, usa las capacidades avanzadas de búsqueda para encontrar actualizaciones viejas, carga archivos y agrega comentarios en el mismo lugar.

Comparte archivos desde cualquier lugar mediante integraciones con todas tus herramientas de almacenamiento favoritas.

Un historial de trabajo en donde puedes buscar cualquier cosa para que nada se pierda y el equipo se mantenga organizado.